Sie war nie meine Freundin, die Zeit. Sie jagte mich durch meine Tage und Nächte wie kreischende Erinnyen. Ich war die Einzige, die schon in der ersten Klasse regelmäßig zu spät kam. Meine Magisterarbeit hatte nur zwei Teile statt der im Inhaltsverzeichnis angekündigten drei. Einige Zeit war ich Lehrerin. Ich sammelte Diktate und Hausaufgaben ein, ließ Aufsatz um Aufsatz schreiben, und als der Stapel daheim so sehr angewachsen war, dass ich beim Anblick in Tränen ausbrach, ging ich in einer Nacht hin, nahm den Stapel wie einen Geliebten in die Arme und warf ihn beherzt in den Müll. Die Tränen beim ersten Flugzeug, das ohne mich abhob, hatte ich zu bald vergessen; verpasste Züge, geplatzte Termine zählte ich schon lange nicht mehr mit.
Bei Termindruck entwickelte ich Übersprungshandlungen, fuhr irgendwohin, hatte herrliche Tage und Nächte, bis mich auf dem Weg zurück nach Deutschland der Katzenjammer packte. Mit jedem Kilometer, den ich mich meiner Stadt und damit meinem Schreibtisch näherte, löste sich mehr Schleimhaut von meinen Magenwänden ab. Um zu schaffen, was zu schaffen war, hatte ich einen apokalyptischen Ritt vor mir. Meine Nervenstränge waren wie mit Schmirgelpapier von ihrer Eiweißhülle befreit. Doch immer, wenn die Klippe auf Biegen und Brechen umschifft war, hatte sich alle Mühsal wieder wie von selbst aus meinem Gedächtnis getilgt. Beim nächsten Termin geschah wieder alles wie gehabt.
Nein, ich bin nicht geheilt. Ich bin kein gelassener Mensch, werde auch nie einer sein. Aber ein wenig besser ist es geworden, seit ich mich mit der Materie befasst habe. Ich habe Bücher über Zeitmanagement gelesen. Ein mehrtägiges Seminar besucht und mich dort in Gesprächsrunden entblößt. Habe ein Zeittagebuch geführt und analysiert, welcher Aufschiebetyp ich bin – die ‘Manana-Variante’ oder der ‘frustrierte Perfektionist’. Trotz aller Tipps: Disziplin ist das Zauberwort.
Nicht alles bringt was, aber alles bringt nichts, wenn man sich nicht an die Kandare nimmt. Ein paar Gedanken können gute Hilfen sein. Wenn man sich an sie hält.
1. Räume deinen Schreibtisch auf!
2. Kenne deine Ziele!
3. Plane schriftlich!
4. Priorisiere!
5. Diszipliniere dich!
6. Vergiss nicht zu tanzen!
1. Räume deinen Schreibtisch auf!
Der schlimmste Feind der geglückten Zeiteinteilung ist das Chaos auf dem Schreibtisch, der Wust an Papieren, die Suche, die jedem Arbeitsschritt vorangeht.
Ich habe mich jahrelang um das Schreibtischaufräumen gedrückt. Ich habe zwar eine Hängeregistratur gekauft, die wie ein bösartiger Elefant im Raum stand, sie aber nicht benützt. Es gibt Bücher über das Aufräumen, die sind regelrecht philosophisch. Eines schlägt erst mal eine Darmreinigung vor, um die Verklumpungen zu lösen, die sich in der häuslichen Unordnung manifestieren. Man kann das Aufräumen aber auch recht nüchtern angehen. Mit meinem letzten Umzug kam die große Erkenntnis: Das wichtigste Möbelstück in einem Büro ist der Papierkorb. Denn als ich beim Umziehen merkte, was alles weg kann, habe ich mir für die neue Wohnung einen Papierkorb in Badewannengröße angeschafft und werfe seitdem erst mal alles weg, was geht. Werbung, die Umschläge von Briefen nach dem Öffnen, alle Zeitungen und Magazine, die nicht mehr aktuell sind.
Andere Post sortiere ich danach, ob man reagieren muss. Das nehme ich mir dann fest vor. Der Rest wird eingeordnet – in die Hängeregistratur. Banksachen ins Bankfach, Wohnungssachen ins Wohnungsfach, Berufliches in die jeweiligen Fächer. Dann hab ich noch einige Stapel, die bösen Haufen, eingerichtet. Darauf kommen Angelegenheiten, über die man sich demnächst mal den Kopf zerbrechen könnte. Aber nicht jetzt.
Denn mit dem sauberen Schreibtisch ist der Kopf klar und bereit für den nächsten Schritt:
2. Kenne deine Ziele!
Als Florence Chadwick die 34 Kilometer von der Insel Catalina zur kalifornischen Küste als erste Frau schwimmen wollte, herrschte dichter Nebel. Millionen Menschen sahen ihr über die Fernsehsender zu – auch als sie nach 15 Stunden, steif vor Kälte, darum bat, aus dem Wasser geholt zu werden, nur eine halbe Meile vor der Küste.
Als die Reporter sie fragten, warum sie so kurz vor dem Ziel aufgegeben habe, antwortete sie mit dem berühmt gewordenen Satz: ‘Es war der Nebel! Wenn ich das Land hätte sehen können, hätte ich es geschafft! Wenn man da draußen am Schwimmen ist und sein Ziel nicht sehen kann ’ Diese Anekdote aus Jörg Knoblauchs und Holger Wöltjes Buch ‘Zeitmanagement’ soll klar machen: Nur wer ein Ziel hat, es klar und deutlich sehen kann, erreicht es auch. Seneca wusste: ‘Wer nicht weiß, in welchen Hafen er will, für den ist kein Wind der richtige.’
Eine makabre Übung zur Zieldefinierung: Man stellt sich seine Beerdigung vor und hört im Kopf den Trauerreden zu, die über die eigene Lebensleistung gehalten werden. Bei mir driftete diese Übung allerdings in gnadenlose Emotionalität ab. Ich war so gerührt darüber, was über mich gesagt wurde, dass ich mich weinend ins Bett legen musste.
Ziele sollten genau und positiv formuliert werden und gleich das ‘Wie’ enthalten, das zum Erfolg führen soll. Also nicht ‘Nächstes Jahr will ich nicht noch öfter mit einem Vollrausch ins Bett fallen, sonst sieht meine Nase bald wie ein Blumenkohl aus’, sondern: ‘Nächstes Jahr habe ich meine Entziehungskur erfolgreich hinter mich gebracht und freue mich über meine Nüchternheit und die Tatsache, dass wieder Geld im Haus ist. Dazu muss ich mich erst mal bei den Guttemplern anmelden.’
Und das Wichtigste:
3. Plane schriftlich!
Anscheinend ist das Prinzip der Schriftlichkeit hochgradig wichtig. Ich weiß zwar nicht, ob es mir konkret weiterhilft, weil ich am Schluss immer Listen von Zielen habe, deren Abarbeitung ich vor mir herschiebe. Aber wenigstens bin ich immer auf dem neuesten Stand meiner Versäumnisse und kann mich bei Nachfragen immer gleich gebührend zerknirscht zeigen. Normalen Menschen bringt die schriftliche Zielformulierung aber sehr viel:
Knoblauch und Wöltje führen zur Untermauerung ihres Schriftlichkeitspostulats eine Harvard-Studie zum Thema ‘Werdegang von Studienabgängern’ an: 83 Prozent der Studienabgänger hatten keine Zielsetzung für ihre Karriere. Ihr durchschnittlicher Dollar-Verdienst wurde als Vergleichsgrundlage herangezogen. 14 Prozent hatten eine klare, wenn auch nicht schriftlich festgelegte Zielsetzung für ihre Karriere. Sie verdienten im Schnitt dreimal so viel wie die erste Gruppe. Drei Prozent hatten klare Zielsetzungen für ihre Karriere und hatten diese schriftlich festgelegt. Sie verdienten zehnmal so viel.
Also. Bleistift spitzen und los mit den Zielen! Alles ist erlaubt, nur: Die Ziele sollten messbar sein – und machbar. Messbar wäre zwar: ‘Ich will morgen zehn Kilo weniger wiegen’ – aber nicht machbar. Machbar wäre: ‘Ich will dünner sein’ – das ist aber nicht messbar und deswegen weniger klar, als es sein könnte. Und je konkreter wir uns die Küstenlinie in der Vorstellung machen, je härter der Kontrast ihres Umrisses zum Horizont ist, desto eher werden wir sie erreichen. Denn es war der Nebel, der Florence Chadwick abhielt, an ihr Ziel zu kommen. Und genau wie die langfristigen Ziele gekannt und geplant sein wollen, muss auch der Tag geplant werden.
Der nächste Schritt verlangt Köpfchen:
4. Priorisiere!
Meine Tagespläne lesen sich sehr unausgegoren. Hier ein Beispiel aus der Praxis:
‘Morgen, Mittwoch:
//sms schreiben an M.
//Abgabe Text
//Backblech kaufen
//Eigenzeit
//Steuer?
//Telekom d. Marsch blasen
//Überlegen, wie es jetzt weitergehen soll
//Klo putzen’
In diesen Strauß von Aktivitäten muss Ordnung gebracht werden – durch gnadenloses Priorisieren, die Königsdisziplin unter den Bemühungen, die Zeitzu zähmen. Man muss wissen, was heute wichtig ist. Und den Unterschied kennen zwischen wichtig und dringend. Oft versuchen wir, das Chaos zu bannen, in- dem wir verzweifelt die dringenden Dinge erledigen. Dringende Dinge sind die, die unsere unmittelbare Aufmerksamkeit erfordern, ohne uns unseren großen Zielen näher zu bringen. So kann ein Rückruf dringend sein oder das Begleichen einer Rechnung. Wirklich wichtige Dinge scheinen oft nicht dringend und schlummern vor sich hin. Dabei sind das oft genau die, die uns die größten Erfolge brächten, wenn wir sie mit unserer hundertprozentigen Kraft angingen.
Um herauszufinden, was wichtig ist, muss man sich überlegen, welche Aufgaben den größten Einfluss auf unsere Erfolge haben. Denn nicht jede Aufgabe muss mit einem Maximum an Einsatz erledigt werden – nur die wichtigen Dinge verlangen Perfektion. Zwischen Aufwand und Ergebnis besteht nämlich kein proportionales Verhältnis, sondern eine 20-Prozent-zu-80-Prozent-Relation, genannt das ‘Pareto-Prinzip’.
Der Volkswirtschaftler Vilfredo Pareto entdeckte im 19. Jahrhundert einen wiederkehrenden mathematischen Grundsatz. Er stellte fest, dass 80 Prozent des Reichtums in verschiedenen Ländern auf 20 Prozent der Bevölkerung verteilt sind. Diese berechenbare Unausgewogenheit wurde in die Prozessoptimierung übertragen: 80 Prozent der Wirkungen beruhen auf 20 Prozent der Ursachen. So bringen 20 Prozent der Kunden 80 Prozent des Umsatzes – lohnenswert also, diese 20 Prozent der Kundschaft besonders zu hätscheln. Oft bringen 20 Prozent der strategisch richtig eingesetzten Zeit 80 Prozent der Ergebnisse. Nun heißt es, in sich zu gehen und die 20 : 80-Prozent-Erfolgsverursacher in seinem Leben herauszufinden. Und die versieht man dann mit der höchsten Priorität.
Tja, und dann geht es weg von der Strategie hin zur Ausführung. Dann heißt es – simpel, brüsk und schmerzhaft:
5. Diszipliniere dich!
Es ist schwer, unendlich schwer, dies zu befolgen. Denn wie das kleine Kind vor der Spritze zurückzuckt, weil es den Schmerz schon erahnt, flüchtet man vor der Erledigung des Wichtigen. Denn das Wichtige ist meist das Unangenehmste. Augen zu und durch! Das Wichtigste muss zuerst erledigt werden. Eat the frog first! Also: keine E-Mails checken, keine Telefonate führen, sondern ran an den dicken Klops! Und zwar sofort.
Leider ist Disziplin das A und O beim Zeitmanagement. Und leider ist eben gerade Disziplinmangel die Ursache für den inkompetenten Umgang mit der Zeit. Dem Aufschieber, dem Gehetzten, dem Verwirrten einfach nur den Tipp ‘Diszipliniere dich!’ mit auf den Weg zu geben, scheint ähnlich zynisch, wie dem Heroinsüchtigen zu raten, heute doch lieber mal nicht zu spritzen. Trotzdem: Es gibt keinen anderen Weg. Man muss sich ein System überlegen aus Belohnung und Strafe. Sich Druck zur Not künstlich schaffen. Das Ding durchziehen. Und dann den Stolz genießen, wenn sie geschluckt ist, die schleimige, warzige Kröte.
Und wenn du sie hast, das Ziel, den Plan, die Disziplin – dann
6. Vergiss nicht zu tanzen!
Wenn du ihn beherrschst, den Rhythmus der Zeit, nach deren Takt du marschierst, darfst du lockerer werden. Kannst dich sanft frei machen von ihrem Drill und eine zaghafte, kleine Improvisation tanzen. Es wird nichts passieren, wenn du – sonst diszipliniert – mal für einen Tag alle Pläne über den Haufen wirfst. Nicht an Zielvorgaben denkst, nicht an Listen und Schritte. Sondern lebst. Den Nachmittag an den See gehst statt in die Bibliothek. Eine Arbeit aufschiebst, um die Nacht durchzufeiern. Eine Freundin von mir ging mal am Vorabend eines Examens in London auf ein Beruhigungsbier in ihre Stammkneipe. Und aufgewacht ist sie in Madrid. Zwar hat sie dieses Examen nicht bestanden, aber einen großartigen Abend gehabt. Und war trotz allem mit 26 Jahren promovierte Investmentbankerin.
Und wenn du dann dein Mütchen gekühlt hast, dann kehre wieder zurück in den Takt. Und schließe sie in die Arme, deine Zeit, und tanze mit ihr gemeinsam. Und merke, dass sie nicht deine Feindin ist, sondern: dein Leben.